为管好用好档案馆收集的各种载体的声像档案，依据《茄子视频污app档案管理办法》（天大校发〔2011〕15号文件）和《茄子视频污app声像档案管理细则》（津大校发字〔1997〕45号文件）制定本整理规则。

一、整理原则

1. 根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位（卷或盒）。

2. 对单件声像载体材料，要附以文字说明；对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法。

3. 对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

二、分类：

按声像档案的内容及载体类型分类，分为照片、音频、视频、特殊载体四类。其中，特殊载体类为载体形式特殊或是载体本身具有档案价值的，如录音带、录像带、幻灯胶片等。

分类方法：按照《茄子视频污app档案实体分类法》，学校声像档案一级类目用SX表示，根据存储载体编制4个二级类目，用阿拉伯数字表示，具体标识为：

SX  声像载体类

11   照片；

12   音频；

13   视频；

14   特殊载体(底片、缩微胶片、幻灯片、录章带、录像带)。

三、档号编制：

1. 声像档案按载体形式结合保管期限，依其时间先后顺序进行排列。

2. 声像档案档号的具体格式：档号 = 全宗号 + 实体分类号 + 卷.件号。档号书写范例：照片档案的档号格式为“3- SX1111-2017-1.0001”。

(1) 全宗号：全宗号与现有全宗相对应，“1”为北洋大学全宗，“2”为河北工学院全宗，“3”为茄子视频污app全宗，“4”为西北工学院全宗。

(2) 实体分类号：实体分类号由分类号、保管期限、年度三部分组成，格式为“SX1111-2017”。“SX”为一级类号(实物)，三到四位的“11” 为二级分类号，五到六位的“11”为保管期限号( “11”为永久，“12”为长期，“13”为短期)，“2017”为年度号，定义为实物档案归档的年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年。

(3) 案卷号及件号：以事件为单位，同一事件的照片(录音、录像等)组编为同一卷号，案卷号是按照片顺序填写流水号，起始数字为“1”。件（张）号：为卷内的同类声像材料编写顺序号，件(张)从“1”开始流水编号。

声像档案编号完毕后，需在实物上加盖归档章。照片档案盖在照片背面右上角，录音、录像带等将归档章先盖在纸上，再将之粘贴在带盒(盘盒)右上角，章内内容要书完整。

四、照片与底片的整理

（一）照片的整理

1. 排序：要遵循照片的形成规律，保持照片（反映内容）间的有机联系，便于保管和利用。同一事件需照顾全景、中景、特写等不同要求，至少选用两张以上（含两张）照片构成一组，其排序按整个活动的先后顺序（标志物、主背景、主要人物、主场景、横幅、主要过程等）。

2. 粘贴：归档的照片一律冲印成标准6吋，采用“像角”或胶带固定在专用的黑卡纸上。

3. 照片入卷：粘贴好的照片按时间顺序，依次装入档案盒内。

4. 照片编号：案卷内的每一张照片要按照排好的顺序编写张（件）号，即从“1”开始编制流水号（1～n），大幅照片不能装入普通档案盒的，要单独立卷存放。

（二）底片的整理

1. 底片档案按照胶卷、平片类分别整理，依据其形成时间先后顺序放入底片册，并将底片的档号完整地写在底片册对应的位置或底片袋上，装满一册为一卷，每一卷底片编一个流水张号。

2. 底片与照片应分开存放。

五、编目

声像档案不设案卷级目录，文件级目录字段除全宗号、实体分类号、卷件号外，还设以下字段：

1. 题名： 应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

2. 类别：为照片、音频、视频、特殊载体四类，是声像档案的二级分类标准。

3. 载体类型： 注明声像档案的存在方式，如：电子，纸质照片，录音带，录像带，幻类片，底片，如有多种的，需一并标注。

4.底片(录音带、录像带、幻灯胶片等)号：源于胶卷拍摄的，注明底片(或其他)号(如底片号采用与照片编写一致的原则，则此处可不注明)。

5. 拍摄者(录音者)：照片的拍摄者。

6. 拍摄(录音)时间：照片的拍摄时间。

7. 文字说明：关于背景事件的简短说明，需求尽量列明时间、地点、人物、事件等几要素，如：“2015年10月2日，茄子视频污app在北洋园校区求实会堂召开建校120周年纪念大会”。

8. 相关人物：对于照片，按照标准的描述(如：“第二排左起第5人为***”)，列明照片的相关人物，对于主要人物，如有可能，列出时任职务。对于音频，可按时间节点(如：“5分48秒12”)区分人物，对于视频，可按时间节点的静态图来进行描述。

9. 相关地点：照片拍摄地。

10. 相关事件：背景事件的标准名称(如：“茄子视频污app第七次党员代表大会”)。

11. 捐赠单位(捐赠人)：因为声像档案的原产生地不一定是在学校，需要对实物档案进入学校的重要环节需要进行记录。捐赠单位(捐赠人)是指，在实物的所有权向茄子视频污app转移环节，进行向学校赠与行为的单位或个人。

12. 捐赠时间：上述捐赠行为发生的时间，以合同(协议)落款时间为准。

13. 移交单位(移交人)：在实物的归档环节，将实物移交给档案馆的校内其他部门(个人)或是校外单位(人员)。

14. 移交时间：归档的时间，以交接记录为准。

15．第一来源形式：注明档案的第一信息源性质，比如：电子文件、普通照片、录音带、录像带等。

16. 密级：档案的涉密级别。

17. 保管期限：档案的保管期限，按附表中的规定设置。

18．参见号：其他与之相关的档案的编号。

19. 存放地点：档案的实际存放位置。

六、排架与保管

1 排架：依据声像档案载体类别，按归档年度进行顺序排架。

2.保管：

(1)声像档案一般应专柜保管，贮存环境应满足库房温湿度要求。

(2)入库时，必须要履行签字手续。

(3)对声像档案应定期清点，做到账物一致，发现问题及时查对清楚。

附件：

声像档案归档范围和保管期限

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